一、 標書和方案

　　1. 標書與方案的不同

　　標書屬于一種特殊的正式的方案，從種類的要求來講，也應該符合方案的一般的要求，因此，上一章節提示的內容都應該滿足和注意，二者還有以下的不同之處。

　　l 目的不同：

　　– 標書：贏得認可，中標。

　　– 方案：可完成客戶的需求。

　　l 對象不同：

　　– 標書：評標人：專家…(對項目背景情況不是很了解)目前的IT評標過程一般為5個左右的專家花半天到一天的時間對投標文件進行專家評判，有的評標允許甲方參加評分，有的不允許甲方參加和評分，有的甚至不允許甲方參加，即使參加也不能發表傾向性意見。在這種情況下，沒有很充分的溝通環境，一切之前的技術準備都濃縮在投標文件中了，且對象是具備評標經驗但對情況未必了解的專家。

　　– 方案：客戶(對項目背景非常了解)

　　l 條件不同：

　　– 標書：只有一次機會。標書是用戶需求基本明確后選擇服務商的最后機會，因此，用戶的著眼點不僅在于方案的優異，更在意隨中標，因此一般不會給修正的機會。

　　– 方案：一般可多次修正。方案的交互過程其實是一個用戶明確需求的過程，需求還有待進一步斟酌的時候，一般用戶會要求再次挑腳方案。

　　l 評定的標準不同：

　　– 標書：靠評標人的專家經驗;觀、讀感綜合判定。由于標書的評審是專業的評審專家或者各方人事，因此評審標準更多的是公正和沒有異議，表書的正式、專業、清晰、符合要求是非常重要的。另外，標書的評分會嚴格按照預先設定的評分標準進行，專家的權利有限。

　　– 方案：客戶根據實際情況加以分析判定。方案主要是甲方根據需求進行判斷，這個時候的標準就比較模糊，有時候一個非常粗糙的方案，如果有過人的亮點，也會吸引用戶進行重新考慮。

　　2. 投標書的基本要求：

　　l 幫助與你的標書讀者溝通。從這個角度上來講，標書是一篇針對用戶需求的論文，邏輯結構和語言一定要清晰、可讀?？紤]到評標專家一般都具有較好的學術經驗，其中很多還是教授、博導，投標的語言要針對讀者的閱讀習慣為好。

　　l 表現你整理過后的思路和想法。如果對整個方案的思路不清晰，是不能寫好一個標書的。在投標之前一定要理清楚整體思路及各部分的關系，必要的頭腦風暴和預評審也是需要的，以便更加清晰地表示。對于沒有結論或者困惑爭議的地方，不要指望能夠糊弄過去，如實地分析甚至放在重要的地方重點把可能的困難和解決方案以及選擇的過程描述出來，往往會增加勝算。

　　l 對招標書作出反應。要非常注意投標需求書的細節要求，一般甲方不會隨便寫出某種要求的，出現這種情況一般是甲方非常需要或者有競爭對手說服甲方提出這種需求。對于特別的、違反常規的要求尤其要注意，在標書中一定要有回應?；貞臅r候不要直接反駁，應該用比較委婉態度和明確的結論給出建議和意見、結論。

　　l 對客戶需求做出反應。有很多客戶的需求并沒有體現在標書文件中，這個時候如果說明非常詳細和具有針對性，對于評標專家是非常具有說服力的。

　　二、 商務投標書的主要內容：

　　投標書分為商務部分和技術部分，有些投標要求分為商務標書和技術標書。

　　1. 商務投標書的組成

　　l 投標的主體內容(按邀標書格式)。需要提醒的是，評標專家在現場進行評標，需要閱讀大量的文字，這個時候一定要嚴格按照邀標書的格式進行，必要的時候要專門以不同紙張或者標簽的形式進行部分區分，以便于專家在不同服務商之間進行對比。

　　l 投標報價及產品清單。如果邀標書給定了投標報價單，按照標準報價單進行填寫，如果沒有，需要仔細進行設計。一個好的報價單有助于專家進行對比和篩選，也有利于服務商進行價格談判。比如，比較細致合理的報價就不容易被價格談判的時候大幅度降價。另外，如果報價單比較復雜和篇幅長，需要對各部分報價進行小結、需要有一個明晰的各部分報價總計。報價單要注意核算，不要計算錯誤和重復、缺項，尤其是用exle進行自動計算的時候，一定要用另外的辦法驗算。

　　l 資質證明。仔細注意邀標書要求的資質證明，另外，可能的競爭對手可能提供的用戶報告、資質、案例等要仔細對待;盡可能提供高于邀標文件的資質;對于聯合投標，需要提供雙方或者多方的資質，對于要求具有“本地服務隊伍”要求的，需要提供證據文件;對于設計的產品，要提供必要的證書和文件;對于使用關聯公司(例如集團公司)的資質，要特別注意法律一致性的要求。

　　l 項目團隊介紹。項目團隊的介紹要實事求是，不一定非要公司高管介入項目過程;對于團隊中人員資歷的介紹，要注意角色分工、年齡搭配和資質要求;要突出團隊成員類似項目的成功經驗。

　　l 公司簡介。公司簡介要針對性地進行縮寫或者改寫，將與項目密切相關的內容突出出來。

　　l 公司售后服務體系及培訓體系簡介。一般這一條比較容易和技術表述中的相應部分混淆，要非常注意放在哪個部分，如果商務部分和技術部分都需要，側重點各是什么;往往評分標準中都有這一條，因此，應該仔細描述自己公司的項目管理、售后服務和培訓體系，要符合用戶的標書要求，還要符合主流的國際、國內標準。

　　l 設備簡介。設備簡介要將設備的案例、使用情況、證書等進行提交。

　　l 行業典型(成功)應用案例。成功案例中要特別注意將類似的項目經驗放在比較前面的位置。

　　l 一切對本次投標有利的資料。有些單位會提交獲獎證書、專利、知識產權證書、橫向和縱向課題承擔證明等與項目關聯的證明信息。

　　2. 技術投標書的組成

　　l 標書摘要說明。摘要說明不僅僅是各個部分的概括，更應該是投標方體現自己思想的首頁闡述，應該花很大的精力去重視的，也是爭取專家非常重要的地方。

　　l 背景介紹。項目背景要從行業、用戶基本情況等方面論述和解釋項目的必要性及考慮，這是體現標書針對性非常重要的地方。

　　l 主要設計標書。項目的設計是標書的主要部分，考慮到專家未必對所牽涉的標書的技術非常清楚，這一部分的邏輯關系非常重要，應該從技術方向、產品方向、產品選型、性能價格比較等多方面進行邏輯論述，站在中立的立場上為甲方選擇適合的解決方案的“示意”非常重要。

　　l 項目實施計劃。項目實施計劃要可行、符合要求。這也是經常的打分點，實施計劃盡量使用專業工具(比如project),項目管理的體系架構要非常清晰，比如ISO9000,CMM等，標書要求的資質要和項目實施的技術體系相吻合，比如資質特別要求CMM,項目管理的計劃就應該根據CMM來進行計劃。

　　l 風險控制和質量控制計劃。風險控制措施要實在，質量體系要清晰和符合邀標書要求。

　　l 售后服務計劃。售后服務計劃往往是評分點，應該盡可滿足邀標要求;對于重要的服務承諾和期限，應該以黑體或者表格的形式突出出來。

　　l 產品介紹。產品介紹應該放在不突出的地方，比如附錄;產品的重要性能可以提前或者突出;必要的時候，可以將廠家的產品說明彩頁裁減放進標書裝訂。

　　三、 如何設計一個漂亮的標書

　　1. 整體上的一般要求

　　l 全局觀-標書各個部分自成體系又相互依托。

　　l 技術可行，敘述簡潔明了。

　　l 產品清單正確。

　　l 目錄結構清晰—(代表思路清晰)。

　　l 整篇文字敘述條理分明，風格統一。

　　l 既迎合讀者心理習慣又有創新性。

　　例如，如果一個綜合的解決方案標書需要很多部分，我們就可以再畫一章各個部分的邏輯關系圖并進行簡要論述，便于專家評審。下圖就是一個具有6個部分的標書的邏輯結構圖。

　　2. 摘要說明

　　摘要說明是一個標書的整體說明，不僅僅要反映各個部分的簡要內容，更要反映投標方的整體思路和思想，有時候叫做總經理摘要或者特別闡述，它包含以下內容：

　　l – 標書目標：

　　l – 戰略建議：

　　l – 注意事項：

　　l – 標書優點：

　　l –其他需要吸引讀者眼球的東西

　　3. 目錄結構

　　目錄不僅僅是自動生成就可以了，更重要的是要反映整體的邏輯結構，評標專家也往往通過目錄來得到標書的第一印象。一個好的目錄應該反映縝密的思維和清晰的內容，專家還從中得到重要的特色和投標方的主要知識技能基本信息。因此，投標方如果整合多個廠家的方案，在目錄上要重新進行融合和調整。

　　4. 標書編寫禁忌：

　　l 標書中出現其他項目或其他客戶名稱。很多標書采用其它案例的資料，忘記了改正用戶，這在評標現場非常容易被排斥和認為不認真，因此需要專人進行檢查。

　　l 拓撲設計錯誤。拓撲圖和邏輯圖是專家評審重點關注的地方，千萬不要出現結構性錯誤，更不要出現名稱上的錯誤(例如很多投標方將邏輯圖寫成拓撲圖)。圖的標志要清晰，最好制圖、審定人要明確標記。

　　l 標書敘述前后矛盾。很多標書由不同的人完成，出現前后敘述不一致一定要改正。最好安排有人在投標之前閱讀統稿、安排專門的評審會議。

　　l 目錄結構混亂，無邏輯、各自為政。

　　l 套話、廢話太多，語言啰嗦、言之無物。這種情況很容易出現在摘抄網絡上的信息的時候，應予以注意。

　　l 遣詞造句，用語不當。錯別字是小事，但很容易引起專家反感，尤其在摘要、重要場所和多次出現的時候。